Dicas para organizar arquivos eletrônicos

Nosso local de trabalho todos os dias se adaptou muito bem à estação de trabalho eletrônica avançada. Hoje, somos capazes de trabalhar com documentos de trabalho exclusivos relacionados e apresentações, literalmente em milhares, simultaneamente e dentro de segundos. No entanto, assim como no mundo real, o blindado-estação de trabalho também precisa ser organizada, especialmente os arquivos. Você precisa planejar com eficiência e segregar especiais rotulados-pastas para acomodar gráficos, arquivos de trabalho, apresentações e documentos de comunicação relacionados no formulário eletrônico. Uma vez que o trabalho começa uma tela confuso e uma miríade de pontos de acesso só irá resultar em confusão, você deve em qualquer ponto do tempo, ser convidados a inclinação para fora um documento mais antigo, na ausência de um software de backup dedicado.

Há uma série de maneiras pelas quais você pode organizar eficazmente os arquivos eletrônicos e torná-los acessíveis, quando e como quiser. Gestão dos arquivos, não só reduz a desordem e lixo eletrônico, mas também oferece uma grande oportunidade para gerar um back-up para cada um dos documentos e pastas. Organização de arquivos eletrônicos inclui salvar arquivos de trabalho no disco rígido, que é uma rede compartilhada, para reduzir o tempo investido na 'caça'. No entanto, antes de considerar qualquer ou todas as dicas de organização de arquivos eletrônicos, você precisa se familiarizar com alguns recursos de pesquisa integrados.

Dicas para organizar arquivos eletrônicos:

Otimizar o uso do recurso de 'Documentos': Windows Vista dá-lhe acesso exclusivo ao recurso 'Meus Documentos', que é o principal no processo de organização de arquivos. Um simples clique em "Documentos" permite acessar e armazenar os documentos relevantes. Depois, você pode classificá-los de acordo por data ou a natureza do conteúdo e empilhar os arquivos, como arquivos PDF, ordenadamente. Este recurso permite que você mantenha sub-pastas que tornam mais fácil para gerar uma cópia de segurança dos arquivos e pastas.

Arquivos separados e pastas: É muito importante manter uma conta separada de arquivos de trabalho individuais e pastas relacionados. Isso ajuda a otimizar o backup gerado para recuperação de dados e acesso a conteúdo exclusivo sem problemas. Você deve adotar um esquema de nomeação e de índice quando o armazenamento de arquivos e pastas para fazer qualquer busca subsequente fácil. Isso ajuda muito a manter os nomes dos arquivos eletrônicos curtos e facilmente reconhecível.

Segregar pastas de tarefas atuais e Completo: Você deve considerar segregar a pasta responsabilidade atual do passado, as tarefas concluídas. Um único alfabeto ou indicação numérica será suficiente para evitar um atraso desnecessário ao tentar encontrar uma determinada tarefa em mãos. Você poderia desenvolver uma pasta de arquivo e gerar uma volta para ter a certeza de que o conteúdo e as estatísticas estarão disponíveis sempre que você precisar deles.

Adotar a abordagem 3-view: Esta é uma abordagem comumente adotada pelas bibliotecas. Nesta abordagem para o trabalho relacionado com arquivos eletrônicos as necessidades de empilhamento deve ser tal que você é capaz de acessar "conteúdo", "gerente de criador ou tarefa 'e' data 'em um único clique. A atualização das pastas torna-se mais fácil dessa maneira e apenas em caso de uma eliminação ou substituição, você é capaz de recuperar arquivos apagados e identificar o conteúdo principal e sub-pastas imediatamente.

Gerar uma dinâmica de sistema de troca: Você deve, idealmente, gerar um sistema de indexação que permite o acesso a informações, numerada específica no que diz respeito aos documentos que foram movidos após a conclusão. Tal sistema de arquivo ajuda a organizar as atualizações periódicas. Organização de arquivos eletrônicos na estação de trabalho permite-lhe manter a desordem desktop ou laptop livre e pronto para acesso rápido a qualquer um dos arquivos armazenados em um determinado ponto. O gerenciamento de dados é uma consideração importante, e hoje, uma série de empresas estão dando as equipas em casa treinamento prático nas formas e meios para organizar e manter os arquivos de forma eficaz....